Factura Proforma
Una factura proforma es un documento comercial provisional.
Son útiles en situaciones en las que se requiere proporcionar información detallada sobre el costo de los bienes o servicios antes de que se realice una transacción formal. No tiene valor fiscal ni contable, pero sirve para informar y acordar las condiciones de venta de un servicio o producto y puede ser utilizada para exigir que se respeten las condiciones acordadas.
¿Cuándo se utiliza?
Por lo general, se utilizan en operaciones comerciales internacionales, especialmente en el ámbito de importación y exportación, en cotizaciones y propuestas, en operaciones aduaneras, en negociaciones comerciales e incluso para solicitar financiamiento. Los compradores pueden utilizar una factura proforma para obtener aprobaciones internas o confirmar la disponibilidad de fondos antes de realizar un pedido.
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¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura final?
Factura proforma
- 1.- Su propósito principal es proporcionar una estimación detallada de los costos. Se emite con el fin de informar a la otra parte sobre los detalles de la oferta y facilitar la toma de decisiones.
- 2.- No tiene carácter legal para el pago y no se espera que se pague.
- 3.- Se emite antes de la entrega de bienes o servicios.
- 4.- Puede estar sujeta a cambios durante las negociaciones iniciales. No es un documento definitivo y puede ser ajustada según sea necesario.
Factura final
- 1.- Su propósito es solicitar el pago real por los bienes o servicios entregados.
- 2.- Tiene un carácter legal y se emite con la expectativa de recibir el pago correspondiente. Generalmente, es la base para la contabilidad y el registro de la transacción.
- 3.- Se emite después de la entrega de bienes o servicios y refleja los términos y condiciones acordados previamente.
- 4.- Refleja los detalles finales de la transacción y generalmente no se espera que sufra cambios significativos después de la entrega de bienes o servicios.
¿Es obligatorio emitir una factura, luego de una factura proforma?
La emisión de una factura después de una factura proforma no es obligatoria, ya que la factura proforma es un documento provisional que no tiene validez fiscal ni contable. Sin embargo, una vez que las condiciones acordadas en la factura proforma se han cumplido, se puede emitir la factura final. La factura final es el documento definitivo con validez fiscal y contable que respalda la transacción comercial
Datos que debe contener una factura proforma
- Título que especifique "factura proforma".
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor: nombre, apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: nombre, apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción detallada de los bienes o servicios.
- Cantidad, valor unitario y total a pagar.
- Otras condiciones comerciales acordadas entre las partes
La Factura Proforma es ampliamente utilizada en el ámbito empresarial por múltiples razones, es muy útil y versátil. Aunque no es un paso obligatorio ante cualquier intercambio de producto o servicio y tampoco tiene validez legal su uso puede resultar beneficioso.
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